PROSEDUR MENGANGKAT TELEPON DEPARTEMEN HOUSEKEEPING

 Mengangkat telepon adalah hal yang mudah dan lumrah untuk dilakukan. Namun, dalam ilmu komunikasi terdapat tata cara atau prosedur yang harus dilaksanakan secara formal. 

Prosedur mengangkat telepon adalah tata cara mengangkat telepon dengan baik dan benar serta dilakukan secara formal. Prosedur mengangkat telepon sering digunakan untuk mengangkat telepon pada suatu perusahaan atau lembaga. 

Dengan adanya prosedur mengangkat telepon yang baik, maka komunikasi antara lembaga dengan penelpon akan terjaga dengan baik pula. 

Pada sebuah hotel, terdapat banyak sekali bagian yang tentunya harus menyentuh bagian telepon. Mulai dari Departemen Front Office, Housekeeping, Food and Beverage, Marketing dan seterusnya. 

Prosedur secara umum dalam mengangkat telepon adalah sebagai berikut:

1. Segera angkat telepon saat berdering. Telepon maximal berdering 3 kali. 

2. Angkat gagang telepon. 

3. Letak kan gagang telepon pada telinga sebelah kiri. 

4. Ucapkan setiap kalimat dengan wajah yang tersenyum, agar kalimat yang diucapkan bisa dirasakan keramahan nya oleh penelpon. 

5. Berikan greeting, sebutkan nama lembaga, tawarkan bantuan sesuai dengan prosedur perusahaan, contoh : Selamat pagi, Hotel Cendika Bangsa dengan Eka, ada yang bisa dibantu?

6. Jawablah setiap pertanyaan penelpon dengan bahasa yang baik. Gunakan bahasa Bapak/Ibu dengan penelpon agar terkesan sangat sopan. 

7. Jika terdapat pesan yang perlu disampaikan kepada atasan atau tamu, catatlah pesan tersebut ke dalam memo. 

8. Jika penelpon selesai. Sampaikan terimakasih dan berikan kalimat penutup yang hangat, contoh : terimakasih, semoga hari anda menyenangkan.

9. Jangan menutup telepon terlebih dahulu, biarkan penelpon yang menutupnya. 

Lalu, apakah berbeda prosedur mengangkat telepon secara umum dengan prosedur mengangkat telepon di Departemen Housekeeping? 

Tentu jawabannya sama. Namun terdapat sedikit perbedaan mengenai greeting. Karena lingkup Departemen adalah lingkup penelpon di sekitar hotel saja (artinya tidak ada penelpon di luar perusahaan), jadi untuk greeting bisa disebutkan langsung nama Departemen terkait. Contoh : Housekeeping, Selamat pagi, dengan Fadhil, ada yang bisa dibantu??? 

Untuk prosedur yang lain sama tidak ada perbedaan satu pun. 

Perlu kita ketahui bahwa pada Departemen Housekeeping, tidak menutup kemungkinan jika akan banyak tamu yang menelpon Departemen ini. Keperluan tamu dengan Departemen housekeeping tentunya bermacam-macam. Karena housekeeping juga merupakan Departemen penyedia banyak layanan di hotel. Jenis-jenis layanan yang disediakan Departemen housekeeping diantaranya:

1. Laundry

2. Guest loan item

3. Make up room

Bagaimana pengertian dari 3 jenis layanan housekeeping diatas?? 

tentunya akan kita simak dalam materi selanjutnya. 

Selamat belajar ✨

#perhotelanpariwisatamenyenangkan